Whistleblowing procedure

EN

1. PURPOSE

The purpose of this operating procedure is to define the roles, responsibilities and operating procedures adopted by SYNBALANCE S.r.l. (hereinafter also the “Company” or “SYNBALANCE”) for the management of internal reporting channels and for the proper handling of any reports of violations of regulatory or European Union provisions that harm the public or private interest pursuant to and in accordance with Legislative Decree 24/2023, in compliance with the provisions of the “Guidelines on the protection of persons who report violations of Union law and protection of persons who report violations of national regulatory provisions – procedures for the submission and management of external reports” developed by ANAC.

2. SCOPE

This operating procedure applies to reports of violations that fall within the scope of Legislative Decree 24/2023 (reference Art. 2, paragraph 1, letter a)), as identified in the continuation of the procedure.

3. REFERENCES, TERMS AND DEFINITIONS

For the purposes of this procedure the following definitions apply:

Violations Behaviors, acts or omissions that harm the public interest or the integrity of the public administration or private entity that consist of a violation of the regulations specified in Section 4.1.
Information on violations Information, including well-founded suspicions, regarding violations committed or which, based on concrete evidence, could be committed in the organization with which the reporting person has a legal relationship, as well as elements regarding conduct aimed at concealing such violations.
Reporting Written or oral communication of information about violations.
Forbidden reporting. Unfounded reporting, made with malice or gross negligence (i.e., made with the purpose of harming the reported person, which later turns out to be unfounded).
Internal reporting Written or oral communication of information on violations submitted through the internal reporting channel
External reporting Written or oral communication of information on violations submitted through ANAC’s external reporting channel
Public disclosure Placing information about violations in the public domain through print or electronic media or otherwise through means of dissemination capable of reaching a large number of people
Whistleblower Natural person who makes a report or public disclosure of information about violations acquired within his or her work context.
Facilitator Natural person who assists a reporting person in the reporting process, operating within the same work environment and whose assistance must be kept confidential
Work context Present or past employment or professional activities through which, regardless of the nature of such activities, a person acquires information about violations and in the course of which he or she could risk retaliation in the event of a public report or disclosure or complaint to the judicial or accounting authorities
Person involved The natural or legal person mentioned in the internal or external report or public disclosure as the person to whom the violation is attributed or as the person otherwise implicated in the reported or publicly disclosed violation
Retaliation Any conduct, act or omission, even if only attempted or threatened, engaged in by reason of the report, report to the judicial or accounting authority, or public disclosure and which causes or may cause the reporting person or the person making the report, directly or indirectly, unjust harm
Follow-up Action taken by the person entrusted with the management of the reporting channel to assess the existence of the reported facts, the outcome of the investigation and any measures taken
Feedback Providing the reporting person with information regarding the follow-up that is given or intended to be given to the report
Person responsible for handling the report Autonomous and dedicated internal person or office with specifically trained staff to manage the reporting channel, or external entity also autonomous and with specifically trained staff
ODV Organismo di Vigilanza ex D. lgs 231/01

4. OBJECTIVE SCOPE OF APPLICATION OF THE PROCEDURE

4.1 What can be reported

This procedure applies to reports of violations that harm the public interest or the integrity of a pubblic administration or a private entity such as SYNBALANCE S.r.l. and which consist of the following violations:

VIOLATIONS OF NATIONAL LAW – ITALY VIOLATIONS OF EU LAW
Civil torts Offenses committed in violation of the EU regulations set forth in Annex 1 to Legislative Decree 24/2023 and all national provisions implementing them
Administrative torts Acts or omissions affecting the financial interests of the European Union (Art. 325 TFEU fight against fraud and illegal activities affecting the financial interests of the EU) as identified in EU regulations, directives, decisions, recommendations and opinions
Accounting malfeasance Acts or omissions relating to the internal market that impair the free movement of goods, persons, services and capital (Art. 26(2) TFEU). This includes violations of EU competition and state aid rules, corporate tax, and mechanisms whose purpose is to obtain a tax advantage that frustrates the object or purpose of the applicable corporate tax law (Art. 2, co.1 lett.(a) n.5)
Criminal torts (which do not fall under the following hypotheses) Acts or conduct that frustrate the object or purpose of the provisions of the European Union in the areas indicated in the previous points. This includes, for example, abusive practices as defined in the case law of the Court of Justice of the European Union (CGUE)
Illegal conduct relevant under Legislative Decree 231/2001, violations of the Organization and Management Models provided for in Legislative Decree 231/2001

4.2 What cannot be reported

CANNOT BE SUBJECT TO REPORTING EXAMPLES
Challenges, claims or demands related to an interest of a personal nature of the reporting person or the person who filed a complaint with the judicial or accounting authority that pertain exclusively to his or her individual labor or public employment relationships, or inherent in his or her labor or public employment relationships with hierarchically subordinate figures. Labor disputes, discrimination between coworkers, interpersonal conflicts between the reporting person and another worker, for example, are excluded.
Reports of violations regulated in the directives and regulations of the European Union and in the implementing provisions of the Italian system that already guarantee appropriate reporting procedures. The regulations set forth in the Consolidated Banking Act (Art. 52-bis and 52-ter), which already provides specific provisions on the reporting of violations in the banking sector or the Consolidated Law on Financial Intermediation (Art. 4-undecies “Internal Violation Reporting Systems” and 4- duodecies “Reporting Procedure to the Supervisory Authorities”) etc.
Reports of national security breaches, as well as procurement related to defense or national security aspects, unless such aspects are covered by relevant EU secondary legislation.
Subject of specific national or EU provisions on: §  classified information (protection of state secrets);

§  forensic professional secrecy (communications between lawyers and their clients provided for in Union and national law) and medical professional secrecy;

§  secrecy of court deliberations;

§  secrecy rules pervised by the Code of Criminal Procedure (secrecy of criminal investigations);

§  norms Autonomy and independence of the judiciary (functions and attributions CSM, legal position of magistrates etc.);

§  national defense and public order and security;

§  exercise of workers’ rights (consultation of their own representatives or trade unions, protection against unlawful conduct or acts carried out as a result of such consultations, autonomy of the social partners and their right to enter into collective agreements, as well as repression of anti-union conduct referred to in Article 28 of Law No. 300 of May 20, 1970).

5. SUBJECTIVE SCOPE – ENTITIES ENTITLED TO MAKE REPORTS

5.1 Who can report

The individuals listed below may make reports of violations they have become aware of within their work context:

WHISTLEBLOWER DESCRIPTION
Employees § Workers whose employment relationship is regulated by Legislative Decree No. 81/2015. These are, for example, part-time, intermittent, fixed-term, temporary, administration, apprenticeship, ancillary work relationships;

§ workers who perform occasional services (whose employment relationship is regulated by Article 54-bis of Decree Law No. 50/2017, conv. with mm.ii. by Law No. 96/2017).

Self-employed § Workers referred to in Article 2222 of the same Civil Code. These include, for example, self-employed workers engaged in the intellectual professions for the exercise of which registration in special registers or lists is required, such as psychologists, architects, surveyors;

§ agency, commercial representation and other collaborative relationships that result in the performance of continuous and coordinated work, predominantly personal, even if not of a subordinate nature.

Freelancers and consultants who provide their services Subject to the application of industry regulations (e.g., forensic professional secrecy, medical etc.)
Volunteers and trainees Persons who work, paid or unpaid, for private sector entities.
Shareholders Individuals holding shares in any of the private sector entities, where the latter take on a corporate form.
Persons with functions of administration, management, control, supervision, or representation, including when such functions are exercised on a de facto basis Members of Boards of Directors, Board of Statutory Auditors, Attorneys, Members of OdV etc.
Workers or collaborators who work for private sector entities that provide goods or services or perform works on behalf of third parties, but and who fall into the types indicated above Contractors of works, goods or services

It should be noted that reporting (and related protection) can be done not only during the constancy of the employment or other legal relationship, but also during the probationary period and/or prior to (e.g., in the pre-contractual phase) or after the establishment of the legal relationship with the Company.

5.2 Who can’t report

All other persons who do not belong to the categories referred to in Art. 3 paragraph 3 D. Lgs. 24/2023 above or who do not have any legal relationship with the Company pursuant to Art. 3 paragraph 4 D. Lgs. 24/2023 as specified above.

6. RESPONSIBILITY FOR THE MANAGEMENT OF REPORTS

6.1 Management of reports

Responsibility for handling reports pertaining to unlawful conduct under Legislative Decree 231/01 or violations of the Organization Management and Control Model (Article 2 paragraph 1 letter A no. 2) and for handling reports pertaining to violations of regulatory provisions other than unlawful conduct under Legislative Decree 231/01 or violations of the Organization Management and Control Model are the responsibility of the Company’s Supervisory Board.

7. OPERATING MODES

7.1 Internal reporting channel and reporting method

Pursuant to Article 4 of Legislative Decree 24/2023, the Company has activated an internal reporting channel, through the implementation of a dedicated platform, which guarantees, through the use of encryption tools, the confidentiality of the identity of the reporting person, the person involved (reported) or the person otherwise mentioned in the report, as well as the content of the report and related documentation. In order to report, the Reporting Person can click on the link below:

https://whistleblowersoftware.com/secure/SYNBALANCE

And follow the instructions provided by the platform itself.

This is without prejudice to the right of the whistleblower to also submit reports:

  • by sending an envelope marked “CONFIDENTIAL/PERSONAL” by mail or by hand: to the Organismo di Vigilanza of SYNBALANCE S.r.l., Origgio (VA), Via Celeste Milani, 24/26, 21040.

Two envelopes must be placed inside the envelope, in order to separate the identifying data of the whistleblower from the report, both sealed:

  • the first envelope with the identifying data of the whistleblower along with a photocopy of the identification document. As an alternative to the photocopy of the identification document, report a telephone number that can be contacted;
  • the second envelope with reporting.
  • orally, upon the express request of the reporting person, by means of a face-to-face meeting with the Supervisory Board to be set within a reasonable time, in accordance with the law.

However, it is preferable for reports to be made through the use of the dedicated platform.

7.2 Contents of the report

The ANAC Guidelines stipulate that the REPORT must be as circumstantial as possible in order to allow for the deliberation of the facts by those responsible for receiving and handling the reports.

To this end, REPORTS must be:

  • circumstantiated and based on precise and concordant elements;
  • describe facts that are ascertainable and known directly to the person reporting (thus not de relato or by mere “hearsay”);
  • contain all the information necessary to unequivocally identify the perpetrators of the unlawful conduct.

COMPLAINTS cannot be about generic suspicions or news merely reported by third parties or otherwise that we have no unambiguous facts or documents to support them..

Therefore, the whistleblower is required to indicate all the elements that are useful to ascertain the validity of the reported facts in order to allow for appropriate verifications in relation to what has been reported. In particular, the report must contain:

  • the circumstances of time and place in which the reported fact occurred (date, place etc.);
  • the clear and complete description of the facts being reported;
  • the name and role (qualification, professional position or service in which he/she performs the activity) that enable the identification of the person(s) who has/have carried out the reported facts;
  • an indication of the names and roles of any other individuals who may report on the reported facts;
  • the indication of any documents that may confirm the validity of the reported facts;
  • any other information that may provide useful feedback regarding the existence of the facts reported.

7.3 Anonymous reports

Reports from which it is not possible to determine the identity of the whistleblower are considered anonymous. In compliance with the ANAC Guidelines, anonymous reports, if they are adequately substantiated and capable of bringing to light facts and situations determined and susceptible of feedback as specified above, are equated and will be treated in the same way as ordinary reports, proceeding to their registration and preservation of the relevant documentation no later than five years from the date of receipt of such reports (in order to ensure their traceability in the event that the whistleblower, or whistleblower, informs ANAC that they have suffered retaliatory measures because of that anonymous report or complaint).

7.4 Report management phases – Operating methods

7.4.1 Duties of the person responsible for managing the report

The Internal Reporting Person referred to in Article 5 will, including through the dedicated platform:

  • issue the reporting person with an acknowledgement of receipt of the report within seven days from the date of receipt;
  • preliminarily evaluate the report and classify its relevance. At this stage, the necessary and possible interlocutions with the reporting person may be carried out (e.g., requesting additions, clarifications, clarifications, etc.);
  • ensure diligent follow-up to the reports received (to assess the existence of the reported facts, the outcome of the investigation and any measures taken etc.);
  • provide acknowledgement of the report within three months from the date of the notice of receipt or, in the absence of such notice, within three months from the expiration of the seven-day period from the submission of the report.

The Reporting Person once it has received and assessed the report takes the consequent autonomous and independent initiatives within its competence – under its reasonable discretion and responsibility – being able to proceed to take further information or clarifications from the author of the report, or carry out in-depth.

In any case, the Person Handling the Report is not allowed to take measures and/or actions of a managerial, decision-making, corrective or ablative nature of the reported problem/behavior in violation of the exclusive competencies of the Employer and/or the Board of Directors (as the case may be) who are the only managing bodies delegated to take any corrective and/or ablative actions that may be necessary in compliance with the reference regulations.

The Person in charge of the report upon receipt of a REPORT, proceeds to manage it according to the following steps:

  1. ASSESSMENT OF THE ADMISSIBILITY OF THE SIGNAL – CLASSIFICATION based on the preliminary assessment of its content (Relevant, Deficient, Not Relevant/Non-Relevant):
  • relevant and pertinent: SIGNAL having the requirements provided for by Legislative Decree 24/2023 (objective and subjective scope indicated by this procedure) that are therefore circumstantiated and based on factual elements (precise i.e., not susceptible to different interpretations and concordant or converging in the same direction) such as to allow the initiation of the INSTRUCTORY phase and the matching investigations;
  • deficient: established generic content of the report of wrongdoing such that it does not allow the understanding of the facts or report of wrongdoing accompanied by inappropriate or irrelevant documentation. In such a case, the REPORT has insufficient content to initiate the feedback investigation and the Reporting Person – at his or her discretion – may request additional elements from the whistleblower through the channel dedicated to this, or even in person, if the whistleblower has requested a direct meeting;
  • not Relevant: manifest unfoundedness due to the absence of factual elements capable of justifying investigation or SIGNALING not pertaining to the scope of application of the whistleblowing legislation (Legislative Decree 24/2023) such as but not limited to:
  • whistleblowing made by persons not entitled to make it or whistleblowing pertaining to persons who do not have a legal relationship with the Company pursuant to Article 3 of Legislative Decree 24/2023;
  • report pertaining to facts, actions or omissions in areas excluded from the objective scope of application.

In such cases, the Person handling the report shall proceed with its filing.

  1. INSTRUCTORY PHASE

Once the admissibility of the report has been assessed, pursuant to and for the purposes of Legislative Decree 24/2023, the Reporting Person initiates the internal investigation of the facts or conduct reported to assess the existence of the same. The management and verification of the substantiation of the circumstances represented in the report are entrusted to the Person Responsible for the management of the report who provides in compliance with the principles of impartiality and confidentiality during the activities necessary for the verification of the substantiation of the report, carrying out any activity deemed appropriate, including the personal hearing of the whistleblower and any other persons who may report on facts. The Reporting Person, in carrying out the activities to ascertain the merits of the report, may make use of the support of external consultants and/or internal corporate structures and functions (which will be required to ensure maximum cooperation within the terms indicated by the Reporting Person in order to ensure compliance with the legal timelines) when, due to the nature of the activities and verifications, their involvement is necessary.

During the investigative activity of the report, the right to confidentiality of the identity of the whistleblower must be guaranteed. All verification activities must in any case comply with the specific sector regulations and limits established by the provisions on remote control (Article 4 of Law No. 300 of May 20, 1970) and those that prohibit the employer from acquiring and otherwise processing information and facts that are not relevant to the evaluation of the worker’s professional aptitude or otherwise pertaining to his or her private sphere (Article 8 of Law No. 300 of May 20, 1970 and Article 10 of Legislative Decree No. 276 of September 10, 2003).

During internal investigations all persons involved are obliged to provide truthfully, correctly and genuinely any relevant information requested of them by the Reporting Person in charge of the investigation, signing the statements in the relevant report.

  1. OUTCOME OF THE INSTRUCTORY – RESPONSE TO THE REPORT

Upon the outcome of the above inquiry, the Person in charge of handling the report shall provide the whistleblower with feedback to the report, giving an account of the measures planned or taken or to be taken to follow up on the report and the reasons for the choice made (such as, but not limited to: notice of the dismissal of the procedure due to lack of sufficient evidence or other reasons, the initiation of an internal investigation, etc.).

7.4.2 Abstention from managing the report due to potential conflict of interest

In the event that the REPORTED PERSON coincides with a member of the Supervisory Board or the same person has an interest related to the REPORT such as to compromise its impartiality and independence of judgment, the person concerned must abstain from the process of handling the reports.

8. PROHIBITION OF RETALIATION

It is important to remember that the Company, pursuant to Legislative Decree 24/2023, prohibits any act of retaliation against the whistleblower for reasons related, directly or indirectly, to the report is the submission of unfounded reports and intends to prosecute within the terms of the law and with the disciplinary sanctions provided by the Organization, Management and Control Model ex. Legislative Decree 231/2001:

  • anyone who violates the whistleblower protection measures by adopting retaliation against the whistleblower referred to in Article 17 of Legislative Decree 24/2023. Retaliation is defined as any conduct, act or omission, even if only attempted or threatened, carried out by reason of the report, report to the judicial or accounting authority or public disclosure and which causes or may cause the reporting person or the person who made the report, directly or indirectly, unjust damage;
  • anyone who with bad faith, wilful misconduct or gross negligence makes reports that subsequently prove to be unfounded: on this point, Article 16 paragraph 3 of Legislative Decree 24/2023 provides that when the criminal liability of the reporting person for the crimes of defamation or slander or in any case for the same crimes committed with the report to the judicial or accounting authority or his civil liability, for the same title, in cases of wilful misconduct or gross negligence is established, the protections provided by Legislative Decree 24/2023 are not guaranteed and a disciplinary sanction is imposed on the reporting or whistleblowing person.

Protection is granted not only to the whistleblower, but also to all those individuals who could be recipients of retaliation, undertaken even indirectly, by reason of the role assumed in the reporting process and/or the particular relationship that binds them to the whistleblower:

PROTECTED PARTIES OTHER THAN WHISTLEBLOWER DEFINITION
Facilitator Person who assists the whistleblower in the reporting process, operating within the same working context and whose assistance must be kept confidential.
People from the same work context as the whistleblower People from the same working context as the reporting person who are linked to him or her by a stable emotional or kinship bond within the fourth degree
Work colleagues of the whistleblower Work colleagues of the whistleblower who work in the same work context as the whistleblower and who have a usual and current relationship with the whistleblower. Former colleagues are excluded.
Entities owned by the reporting party Entities owned, exclusively or in majority ownership by third parties, by the reporting party. Reference is made to entities owned by the reporting party when the latter holds shares in the share capital (the reporting party is understood to be the owner of a company where he holds all the company shares or the majority of them).
Organizations where the reporting person works Entities for which the reporting person works even though he is not the owner. This refers, by way of example, to the situation in which the employee of a company that carries out a supply service for an entity reports a violation that has occurred in the latter. Retaliation could be implemented not against the whistleblower but against the company in which he operates through, for example, the early termination of the supply contract.
Entities that operate in the same working context as the reporting person Entities that operate in the same working context as the reporting person even if not owned by the reporting person. We are referring, for example, in the private sector to cases of partnerships between companies. Regardless of the nature of the activities carried out by the entities in question, the latter are protected as, due to the connection and interrelationship with the reporting person, they could suffer retaliation following the report.

9. CONFIDENTIALITY OF REPORTS AND REPORTING IDENTITY – USABILITY OF THE REPORT FOR DISCIPLINARY PURPOSES

With reference to the confidentiality of the reports and the identity of the reporting person, Article 12 of Legislative Decree 24/2023 establishes the general principle that reports cannot be used beyond what is necessary to give them adequate follow-up, with express prohibition of revealing the identity of the reporting person to persons other than those specifically authorized also pursuant to Articles 29 and 32 of the GDPR and Article 2 quaterdecies of the Privacy Code, except in the case where the reporting person has given his or her express consent.

In disciplinary proceedings, therefore, the identity of the reporting person may not be disclosed, where the contestation of the disciplinary charge is based on separate and additional investigations to the report, even if consequent to it. If the charge is based, in whole or in part, on the report and the knowledge of the identity of the reporting person is indispensable for the defense of the accused, the report will be usable for the purposes of disciplinary proceedings only in the presence of the express consent of the reporting person to the disclosure of his or her identity.

Therefore, in such cases, notice will be given to the reporting person by means of written notice and specific request for express consent to the disclosure of his or her identity (i.e., information from which the identity can be inferred directly or indirectly) when the disclosure of the identity/information is also indispensable for the defense of the person involved.

In contrast, in criminal proceedings, the identity of the whistleblower is itself covered by secrecy pursuant to Article 329 of the Code of Criminal Procedure (no later than the close of the preliminary investigation), while in proceedings before the accounting judiciary it cannot be revealed until the close of the preliminary investigation stage. All reports received, regardless of the channel used, are filed and stored in accordance with Legislative Decree 24/2023 to protect the confidentiality of the WHISTLEBLOWER. The report and attached documentation may not be subject to viewing or extraction of copies by unqualified requesters.

With the exception of the cases provided for in Legislative Decree 24/2023 (e.g., liability for libel and/or defamation under the provisions of the Criminal Code or Article 2043 of the Civil Code, rules of the Code of Criminal Procedure, summary testimonial information taken by the Judicial Police, Administrative Authorities or inspections of Supervisory Authorities, etc.), the identity of the whistleblower must be protected at every stage following the report.

10. CONDITIONS AND REQUIREMENTS FOR MAKING EXTERNAL REPORTS – ANAC OR PUBLIC DISCLOSURE

Pursuant to Article 5 paragraph 1 letter E) of Legislative Decree 24/2023 it is noted that the reporting person may, in addition, make:

  1. an external report through the channels prepared by ANAC if, at the time of its submission, one of the following conditions is met:
  • there is no internal reporting channel or the same is not active or does not comply with Legislative Decree 24/2023;
  • has already made an internal report without any follow-up;
  • has well-founded reasons to believe that if it made an internal report, it would not be effectively followed up or that the same report may result in the risk of retaliation;
  • has reasonable grounds to believe that the violation may pose an imminent or obvious danger to the public interest.

(b) a public disclosure when:

  • the reporting person has previously made an internal and external report or has directly made an external report and no response has been received within the prescribed time limits regarding the measures planned or taken to follow up the reports;
  • the reporting person has reasonable grounds to believe that the violation may constitute an imminent or obvious danger to the public interest;
  • the reporting person has well-founded reason to believe that the external report may pose a risk of retaliation or may not be effectively followed up due to the specific circumstances of the concrete case, such as those where evidence may be concealed or destroyed or where there is a well-founded fear that the recipient of the report may be colluding with or involved in the perpetrator of the violation.

11. DOCUMENTATION STORAGE AND PRESERVATION METHODS

The Person in charge of handling the report will retain through the IT platform the documentation pertaining to the reports received for the time strictly necessary for the processing of the report and in any case, in accordance with Article 14 of Legislative Decree 24/2023, not more than five years from the date of communication of the final outcome of the reporting procedure in compliance with the obligations of confidentiality and the principle of limitation of storage referred to in Article 5 of the GDPR.

IT

1. SCOPO

Scopo della presente procedura operativa è quello di definire ruoli, responsabilità e modalità operative adottate da SYNBALANCE S.r.l. (di seguito anche la “Società” o “SYNBALANCE”) per la gestione dei canali di segnalazione interna e per la corretta gestione delle eventuali segnalazioni di violazioni delle disposizioni normative o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o privato ai sensi e per gli effetti del D.Lgs. 24/2023, nel rispetto di quanto previsto dalle “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali – procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne” elaborate dall’ANAC.

2. AMBITO DI APPLICAZIONE

La presente procedura operativa si applica alle segnalazioni di violazioni che rientrano nel perimetro del D.Lgs. 24/2023 (riferimento Art. 2, comma 1, lettera a)), così come individuate nel proseguo della procedura.

3. RIFERIMENTI, TERMINI E DEFINIZIONI

Ai fini della presente procedura valgono le seguenti definizioni:

Violazioni Comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato che consistono in una violazione della normativa indicata al punto 4.1.
Informazioni sulle violazioni Informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’organizzazione con cui la persona segnalante intrattiene un rapporto giuridico, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.
Segnalazione Comunicazione scritta od orale di informazioni sulle violazioni.
Segnalazione vietata Segnalazione infondata, effettuata con dolo o colpa grave (ovvero fatte con lo scopo di danneggiare il soggetto segnalato, che si rivelino successivamente infondate).
Segnalazione interna La comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione interna
Segnalazione esterna La comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterna dell’ANAC
Divulgazione pubblica Rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone
Persona segnalante Persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo.
Facilitatore Persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata
Contesto lavorativo Attività lavorative o professionali, presenti o passate, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all’autorità giudiziaria o contabile
Persona coinvolta La persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente
Ritorsione Qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto
Seguito Azione intrapresa dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate
Riscontro Comunicazione alla persona segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione
Soggetto responsabile della gestione della segnalazione Persona o ufficio interno autonome e dedicato con personale specificamente formato per la gestione del canale di segnalazione, ovvero soggetto esterno anch’esso autonomo e con personale specificamente formato
ODV Organo di Vigilanza ex D. lgs 231/01 della Società

4. AMBITO OGGETTIVO DI APPLICAZIONE DELLA PROCEDURA

4.1 Cosa può essere segnalato

La presente procedura si applica alle segnalazioni di violazioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di un’amministrazione pubblica ovvero di un ente privato quale SYNBALANCE S.r.l. e che consistono nelle seguenti violazioni:

VIOLAZIONI DEL DIRITTO NAZIONALE – ITALIA VIOLAZIONI DEL DIRITTO UE
Illeciti civili Illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicata nell’Allegato 1 al d.lgs. n. 24/2023 e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione
Illeciti amministrativi Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea (art. 325 del TFUE lotta contro la frode e le attività illegali che ledono gli interessi finanziari dell’UE) come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE
Illeciti contabili Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali (art. 26, paragrafo 2, del TFUE). Sono ricomprese le violazioni delle norme dell’UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società (art. 2, co. 1, lett. a) n. 5)
Illeciti penali (che non rientrano nelle ipotesi successive) Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori indicati ai punti precedenti. In tale ambito vanno ricondotte, ad esempio, le pratiche abusive quali definite dalla giurisprudenza della Corte di Giustizia dell’Unione europea (CGUE)
Condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, violazioni dei Modelli di organizzazione e gestioni previsti nel D.Lgs. 231/2001

4.2 Cosa non può essere segnalato

NON POSSONO ESSERE OGGETTO DI SEGNALAZIONE ESEMPI
Le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate. Sono quindi, escluse, ad esempio, le segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra la persona segnalante e un altro lavoratore.
Segnalazioni di violazione disciplinate nelle direttive e nei regolamenti dell’Unione europea e nelle disposizioni attuative dell’ordinamento italiano che già garantiscono apposite procedure di segnalazione. Ad es. la normativa prevista dal Testo unico bancario (art. 52-bis e 52-ter) che già prevede specifiche disposizioni sulle segnalazioni di violazioni nel settore bancario ovvero del Testo unico delle disposizioni in materia di intermediazione finanziaria (art. 4-undecies “Sistemi interni di segnalazione delle violazioni” e 4- duodecies “Procedura di segnalazione alle Autorità di Vigilanza”) etc.
Segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.
Oggetto di specifiche disposizioni nazionali o UE in materia di: § informazioni classificate (tutela del segreto di stato);

§ segreto professionale forense (comunicazioni tra gli avvocati e i loro clienti prevista dal diritto dell’Unione e dal diritto nazionale) e segreto professionale medico;

§ segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali;

§ norme di segretezza perviste dal codice di procedura penale (segretezza indagini penali);

§ norme Autonomia e indipendenza della magistratura (funzioni e attribuzioni CSM, posizione giuridica magistrati etc.);

§ difesa nazionale e di ordine e sicurezza pubblica;

§ esercizio dei diritti dei lavoratori (consultazione propri rappresentanti o i sindacati, di protezione contro le condotte o gli atti illeciti posti in essere in ragione di tali consultazioni, di autonomia delle parti sociali e del loro diritto di stipulare accordi collettivi, nonché di repressione delle condotte antisindacali di cui all’articolo 28 della legge 20 maggio 1970, n. 300).

5. AMBITO SOGGETTIVO – SOGGETTI TITOLATI AD EFFETTUARE SEGNALAZIONI

5.1 Chi può segnalare

I soggetti sotto elencati possono effettuare segnalazione di violazioni di cui sono venute a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo:

WHISTLEBLOWER DESCRIZIONE
Lavoratori subordinati § Lavoratori il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal d.lgs. n. 81/2015. Si tratta, ad esempio, di rapporti di lavoro a tempo parziale, intermittente, tempo determinato, somministrazione, apprendistato, lavoro accessorio;

§ lavoratori che svolgono prestazioni occasionali (il cui rapporto di lavoro è disciplinato dall’art. 54-bis del d.l. n. 50/2017, conv. con mm.ii. dalla l. n. 96/2017).

Lavoratori autonomi § Prestatori d’opera di cui all’art. 2222 del medesimo c.c. Questi includono, ad esempio, i lavoratori autonomi che esercitano le professioni intellettuali per l’esercizio delle quali è necessaria l’iscrizione in appositi albi o elenchi come psicologi, architetti, geometri;

§ rapporti di agenzia, di rappresentanza commerciale ed altri rapporti di collaborazione che si concretino in una prestazione di opera continuativa e coordinata, prevalentemente personale, anche se non a carattere subordinato.

Liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività Fermo restando l’applicazione delle normative di settore (ad es. segreto professionale forense, medico etc)
Volontari e tirocinanti Persone che prestano la propria attività, retribuita o meno, presso soggetti del settore privato.
Azionisti persone fisiche che detengono azioni in uno dei soggetti del settore privato, ove questi ultimi assumano veste societaria.
Persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto Componenti dei Consigli di amministrazione, Collegio Sindacale, Procuratori, Componenti degli Organismi di vigilanza (ODV) etc.
Lavoratori o collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore privato che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi, ma e che rientrano nelle tipologie sopra indicate Appaltatori di lavori, beni o servizi

Si evidenzia che la segnalazione (e la tutela ad essa collegata) può essere effettuata non solo in costanza del rapporto di lavoro o di altro tipo di rapporto giuridico, ma anche durante il periodo di prova e/o anteriormente (ad esempio, nella fase precontrattuale) ovvero successivamente alla costituzione del rapporto giuridico con la Società.

5.2 Chi non può segnalare

Tutti gli altri soggetti che non appartenenti alle categorie di cui all’art. 3 comma 3 D. Lgs. 24/2023 di cui sopra ovvero che non intrattengono alcun rapporto giuridico con la Società ai sensi dell’art. 3 comma 4 D. Lgs. 24/2023 come sopra specificato.

6. RESPONSABILITÀ PER LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

6.1 Gestione delle segnalazioni

La responsabilità per la gestione delle segnalazioni attinenti alle condotte illecite ai sensi del D.Lgs. 231/01 o violazioni del Modello di Organizzazione Gestione e controllo (art. 2 comma 1 lett. A n. 2) e per la gestione delle segnalazioni attinenti alle violazioni di disposizioni normative diverse dalle condotte illecite ai sensi del D.Lgs. 231/01 o violazioni del Modello di Organizzazione Gestione e controllo sono di competenza dell’Organismo di Vigilanza della Società.

7. MODALITÀ OPERATIVE

7.1 Canale di segnalazione interna e modalità di effettuazione della segnalazione

Ai sensi dell’art. 4 del D.Lgs. 24/2023 la Società ha attivato un canale di segnalazione interna, attraverso l’implementazione di una piattaforma dedicata, che garantisce, tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta (segnalato) o della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. Per poter segnalare, il Segnalante può cliccare sul link sottostante:

https://whistleblowersoftware.com/secure/SYNBALANCE

e seguire le istruzioni fornite dalla piattaforma medesima.

È fatto salvo il diritto del segnalante di presentare anche segnalazioni:

  • facendo pervenire una busta con la dicitura “RISERVATA/PERSONALE” tramite posta o a mano: all’Organismo di Vigilanza di SYNBALANCE S.r.l., Origgio (VA), Via Celeste Milani, 24/26, 21040.

All’interno della busta devono essere inserite due buste, al fine di separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione, entrambe sigillate:

  • la prima busta con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento. In alternativa alla fotocopia del documento di riconoscimento, riportare un numero telefonico da poter contattare;
  • la seconda busta con la segnalazione.
  • oralmente, su richiesta espressa della persona segnalante, mediante un incontro diretto con l’Organismo di Vigilanza che verrà fissato entro un termine ragionevole, ai sensi di legge.

Tuttavia, è preferibile che le segnalazioni siano effettuate attraverso l’utilizzo della piattaforma dedicata.

7.2 Contenuto della segnalazione

Le Linee Guida ANAC prevedono che la Segnalazione debba essere il più possibile circostanziata al fine di consentire la delibazione dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni.

A tal fine le SEGNALAZIONI dovranno essere:

  • circostanziate e fondate su elementi precisi e concordanti;
  • descrivere fatti riscontrabili e conosciuti direttamente da chi segnala (quindi non de relato o per mero “sentito dire”);
  • contenere tutte le informazioni necessarie per individuare inequivocabilmente gli autori della condotta illecita.

Le SEGNALAZIONI non possono riguardare generici sospetti o notizie meramente riferite da terzi o comunque che non abbiamo elementi di fatto o documenti univoci a supporto degli stessi.

Il segnalante è tenuto, quindi, a indicare tutti gli elementi utili ad accertare la fondatezza dei fatti riferiti al fine di consentire le adeguate verifiche in relazione a quanto segnalato. In particolare, la segnalazione deve contenere:

  • le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione (data, luogo etc.);
  • la chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
  • il nominativo e il ruolo (qualifica, posizione professionale o servizio in cui svolge l’attività) che consentono di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati;
  • l’indicazione dei nomi e ruoli di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
  • l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti riportati;
  • ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

7.3 Segnalazioni anonime

Le segnalazioni da cui non è possibile ricavare l’identità del segnalante sono considerate anonime. In ottemperanza alle Linee Guida ANAC, le segnalazioni anonime, qualora siano adeguatamente circostanziate e in grado di far emergere fatti e situazioni determinate e suscettibili di riscontro come sopra specificato, sono equiparate e saranno trattate alla stregua di segnalazioni ordinarie, procedendo alla loro registrazione e conservazione della relativa documentazione non oltre cinque anni decorrenti dalla data di ricezione di tali segnalazioni (al fine di garantire la loro tracciabilità nel caso in cui il segnalante, o chi abbia sporto denuncia, comunichi ad ANAC di aver subito misure ritorsive a causa di quella segnalazione o denuncia anonima).

7.4 Fasi di gestione della segnalazione – Modalità operative

7.4.1 Compiti del soggetto responsabile della gestione della segnalazione

Il Soggetto responsabile della segnalazione interna di cui all’art. 5 provvederà, anche attraverso la piattaforma dedicata, a:

  • rilasciare alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
  • valutare preliminarmente la segnalazione e classificarne la rilevanza. In tale fase potranno essere effettuate le necessarie ed eventuali interlocuzioni con la persona segnalante (ad es. richiedere integrazioni, precisazioni, chiarimenti etc.);
  • garantire un diligente seguito alle segnalazioni ricevute (per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate etc.);
  • fornire riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

Il Soggetto responsabile della segnalazione una volta ricevuta e valutata la segnalazione prende le conseguenti autonome e indipendenti iniziative di propria competenza – sotto la propria ragionevole discrezione e responsabilità – potendo procedere ad assumere ulteriori informazioni o chiarimenti all’autore della segnalazione, ovvero effettuare approfondimenti.

In ogni caso al Soggetto che gestisce la segnalazione non è consentito assumere provvedimenti e/o azioni di natura gestionale, decisionale, correttiva od ablativa della problematica/comportamento segnalato in violazione delle competenze esclusive del Datore di Lavoro e/o del Consiglio di Amministrazione (a seconda del caso) i quali sono gli unici organi gestori deputati all’adozione delle azioni correttive e/o ablative eventualmente necessarie nel rispetto della normativa di riferimento.

Il Soggetto responsabile della segnalazione al ricevimento di una SEGNALAZIONE, procede alla gestione della stessa secondo le seguenti fasi:

  1. VALUTAZIONE DELL’AMMISSIBILITA’ DELLA SEGNALAZIONE – CLASSIFICAZIONE in base alla valutazione preliminare del suo contenuto (Rilevante, Carente, Non Rilevante/Non Pertinente):
  • rilevante e pertinente: SEGNALAZIONE avente i requisiti previsti dal D.Lgs. 24/2023 (ambito oggettivo e soggettivo indicato dalla presente procedura) che siano quindi circostanziate e fondate su elementi di fatto (precisi ovvero non suscettibili di interpretazioni differenti e concordanti ovvero convergenti nella medesima direzione) tali da consentire l’avvio della fase ISTRUTTORIA e delle indagini di riscontro;
  • carente: accertato contenuto generico della segnalazione di illecito tale da non consentire la comprensione dei fatti ovvero segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata o inconferente. In tal caso la SEGNALAZIONE presenta un contenuto insufficiente ad avviare le indagini di riscontro ed il Soggetto responsabile della Segnalazione – a propria discrezione – può chiedere elementi integrativi al segnalante tramite il canale a ciò dedicato, o anche di persona, ove il segnalante abbia richiesto un incontro diretto;
  • non Pertinente / non rilevante: manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti ovvero SEGNALAZIONE non attinente al campo di applicazione della normativa in materia di whistleblowing (D.Lgs. 24/2023) quali a mero titolo esemplificativo:
  • segnalazione effettuata da soggetti non titolati ad effettuarla ovvero segnalazione afferente soggetti che non hanno un rapporto giuridico con la Società ai sensi dell’art. 3 D.Lgs. 24/2023;
  • segnalazione afferente a fatti, azioni od omissioni in ambiti esclusi dall’ambito oggettivo di applicazione.

In tali casi il Soggetto che gestisce la segnalazione procede con l’archiviazione della stessa.

  1. FASE ISTRUTTORIA

Una volta valutata l’ammissibilità della segnalazione, ai sensi e per gli effetti del D.Lgs. 24/2023, il Responsabile della segnalazione avvia l’istruttoria interna sui fatti o sulle condotte segnalate per valutare la sussistenza degli stessi. La gestione e la verifica della fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate al Soggetto Responsabile della gestione della segnalazione il quale provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza durate le attività necessarie al riscontro della fondatezza della segnalazione, effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire su fatti. Il Soggetto Responsabile della gestione della segnalazione, nello svolgimento delle attività di accertamento della fondatezza della segnalazione, può avvalersi del supporto di consulenti esterni e/o di strutture e funzioni aziendali interne (che saranno tenute ad assicurare la massima collaborazione nei termini indicati dal Responsabile della Gestione della Segnalazione al fine di garantire il rispetto delle tempistiche di legge) quando, per la natura delle attività e delle verifiche, risulti necessario un loro coinvolgimento.

Durante l’attività istruttoria della segnalazione deve essere garantito il diritto alla riservatezza dell’identità del segnalante. Tutte le attività di verifica devono in ogni caso rispettare le specifiche norme di settore e limiti stabiliti dalle disposizioni in materia di controlli a distanza (art. 4 della l. 20 maggio 1970, n. 300) e di quelle che vietano al datore di lavoro di acquisire e comunque trattare informazioni e fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale del lavoratore o comunque afferenti alla sua sfera privata (art. 8 della l. 20 maggio 1970, n. 300 e art. 10 d.lgs. 10 settembre 2003, n. 276).

Durante le indagini interne è fatto obbligo a tutte le persone coinvolte di fornire in maniera veritiera, corretta e genuina qualsiasi informazione pertinente venga loro richiesta dal Soggetto responsabile della Segnalazione incaricato delle indagini, sottoscrivendo le dichiarazioni nel relativo verbale.

  1. ESITO DELL’ISTRUTTORIA – RISCONTRO ALLA SEGNALAZIONE

All’esito dell’istruttoria di cui sopra, il Soggetto responsabile della gestione della segnalazione fornisce al segnalante un riscontro alla segnalazione, dando conto delle misure previste o adottate o da adottare per dare seguito alla segnalazione e dei motivi della scelta effettuata (quali a maro titolo esemplificativo: comunicazione dell’archiviazione della procedura per mancanza di prove sufficienti o altri motivi, l’avvio di un’inchiesta interna etc.).

7.4.2 Astensione dalla gestione della segnalazione per potenziale conflitto interessi

Nel caso in cui il SOGGETTO SEGNALATO coincida con un componente dell’Organismo di Vigilanza oppure lo stesso abbia un interesse connesso alla SEGNALAZIONE tale da comprometterne l’imparzialità e l’indipendenza di giudizio, il soggetto interessato si deve astenere dal processo di gestione delle segnalazioni.

8. DIVIETO DI RITORSIONE

È importante ricordare che la Società, ai sensi del D.Lgs. 24/2023, vieta qualsiasi atto di ritorsione nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione sia la presentazione di segnalazioni infondate ed intende perseguire nei termini di legge e con le sanzioni disciplinari previste dal Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex. D.Lgs. 231/2001:

  • chiunque violi le misure di tutela del segnalante adottando ritorsioni nei confronti del segnalante di cui all’art. 17 D.Lgs. 24/2023. Per ritorsioni si intende qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto;
  • chiunque con malafede, dolo o colpa grave effettui segnalazioni che si rivelino successivamente infondate: sul punto l’art. 16 comma 3 D.Lgs. 24/2023 prevede che quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le tutele previste dal D.Lgs. 24/2023 non sono garantite e alla persona segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare.

La tutela è riconosciuta, oltre che al segnalante, anche a tutti quei soggetti che potrebbero essere destinatari di ritorsioni, intraprese anche indirettamente, in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione e/o del particolare rapporto che li lega al segnalante:

SOGGETTI TUTELATI DIVERSI DA CHI SEGNALA DEFINIZIONE
Facilitatore Persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.
Persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante Persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado.
Colleghi di lavoro del segnalante Colleghi di lavoro del segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo dello stesso e che hanno con il segnalante un rapporto abituale e corrente. Sono esclusi gli ex colleghi.
Enti di proprietà del segnalante Enti di proprietà, in via esclusiva o in compartecipazione maggioritaria di terzi, del segnalante. Si fa riferimento ad enti di proprietà del segnalante quando quest’ultimo è titolare di quote di partecipazione al capitale sociale (il segnalante è da intendersi proprietario di una società laddove detiene tutte le quote sociali o la maggioranza di esse).
Enti presso i quali il segnalante lavora Enti presso i quali il segnalante lavora pur non essendone proprietario. Ci si riferisce, a titolo esemplificativo, alla situazione in cui il dipendente di un’impresa che effettua un servizio di fornitura per un ente segnali una violazione avvenuta in quest’ultimo. La ritorsione potrebbe essere attuata non nei confronti del segnalante ma nei confronti dell’impresa in cui questo opera mediante, ad esempio, l’interruzione anticipata del contratto di fornitura.
Enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante Enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante anche se non di proprietà dello stesso. Ci si riferisce, a titolo di esempio, nel settore privato, ai casi di partnership fra imprese. A prescindere dalla natura delle attività svolte dagli enti in questione, questi ultimi sono tutelati in quanto, in ragione della connessione e interrelazione con il segnalante, potrebbero subire ritorsioni a seguito della segnalazione.

9. RISERVATEZZA DELLE SEGNALAZIONI E IDENTITÀ SEGNALANTE – UTILIZZABILITÀ DELLA SEGNALAZIONE AI FINI DISCIPLINARI

Con riferimento alla riservatezza delle segnalazioni e all’identità del segnalante, l’art. 12 del D. lgs 24/2023 sancisce il principio generale secondo cui le segnalazioni non possano essere utilizzate oltre quanto necessario per dare alle stesse adeguato seguito, con espresso divieto di rivelazione dell’identità del segnalante a persone diverse da quelle specificamente autorizzate anche ai sensi degli articoli 29 e 32 del GDPR ed art. 2 quaterdecies del Codice Privacy, ad eccezione del caso in cui il segnalante abbia manifestato il proprio consenso espresso.

Nell’ambito del procedimento disciplinare, pertanto, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.

In tali casi verrà, pertanto, dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta e richiesta specifica di consenso espresso alla rivelazione della propria identità (ovvero delle informazioni da cui può evincersi direttamente o indirettamente l’identità) quando la rivelazione dell’identità/informazioni sia indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

Invece, nell’ambito del procedimento penale, l’identità del segnalante è di per sé coperta da segreto ai sensi dell’articolo 329 c.p.p. (non oltre la chiusura delle indagini preliminari) mentre nel procedimento dinanzi alla magistratura contabile essa non può essere rivelata sino alla chiusura della fase istruttoria. Tutte le segnalazioni ricevute, indipendentemente dal canale utilizzato, sono archiviate e conservate in conformità al D.Lgs. 24/2023 a tutela della riservatezza del SEGNALANTE. La segnalazione e la documentazione allegata non può essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di richiedenti non aventi titolo.

Ad eccezione dei casi previsti dal D.Lgs. 24/2023 (ad es. responsabilità a titolo di calunnia e/o diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 c.c., norme del codice di procedura penale, sommarie informazioni testimoniali assunte dalla Polizia Giudiziaria, Autorità amministrative ovvero ispezioni di Autorità di vigilanza etc.), l’identità del segnalante deve essere protetta in ogni fase successiva alla segnalazione.

10. CONDIZIONI E PRESUPPOSTI PER POTER EFFETTUARE SEGNALAZIONI ESTERNE – ANAC O DIVULGAZIONE PUBBLICA

Ai sensi dell’art. 5 comma 1 lett. E) D.Lgs. 24/2023 si evidenzia che la persona segnalante può, inoltre, effettuare:

  1. una segnalazione esterna tramite i canali predisposti dall’ANAC se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
  • non è previsto un canale di segnalazione interna ovvero lo stesso non è attivo o non è conforme al D. lgs 24/2023;
  • ha già effettuato una segnalazione interna senza alcun seguito;
  • ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
  • ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
  1. una divulgazione pubblica quando:
  • la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
  • la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
  • la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

11. MODALITÀ DI ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

Il Soggetto incaricato della gestione della segnalazione conserverà mediante la piattaforma informatica la documentazione inerente alle segnalazioni ricevute per il tempo strettamente necessario al trattamento della segnalazione e comunque, in conformità con l’art. 14 D.Lgs. 24/2023, non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione nel rispetto degli obblighi di riservatezza e del principio di limitazione della conservazione di cui all’art. 5 del GDPR.